何以“启未来”——对二轮省志编修中质量管理的思考

　　提 要：质量是志书的生命，二轮省志对志书编纂过程的质量管理，各个环节所采取的措施和取得的效果不尽相同，总体上，第一个环节承编单位缺乏统一的质量管理制度和措施，重在人的因素发挥，实际效果各单位各不相同；第二个环节，省方志委责任总纂和集体指导环节；第三个环节三审环节总体制度比较健全，措施得力。如何解决第一个环节质量管理薄弱问题，首先要从制度建设入手，其次要从体制机制上不断创新，此外要从工作法上创新。

　　关键词：质量管理 制度 创新

　　质量是志书的生命。回顾三十余年社会主义新方志编纂实践我们不难发现，一部方志编纂就是一项系统工程，在这项系统工程实施过程中，哪一个环节出现问题都会对志书的质量产生影响。那么，社会主义新方志编纂，我们所采取的质量管理措施有哪些？最终效果到底如何？得失在什么地方？下面我们仅以二轮《吉林省志》编纂实践，来做简单分析。

　　一

　　二轮《吉林省志》编纂工作始于2004年。2004年6月，吉林省委办公厅、省政府办公厅印发《关于转发〈吉林省志〉（1986~2000）编纂方案的通知》（吉办发〔2004〕24号），转发了续修《吉林省志》编纂方案。2004年8月，第六次全省地方志工作会议召开，标志第二轮《吉林省志》编纂工作开始启动。二轮《吉林省志》总体设计60部分志，时间断限从1986年1月1日起至2000年12月31日止。在续修省志工作中，吉林省地方志编纂委员会（以下简称省方志委）出台了有关规定和方案，加强对修志队伍的培训，全力推进省志编纂工作。截至2015年6月，二轮《吉林省志》已出版《政协志》等13部分志，终审《科技志》等8部分志，复审《财政志》等5部分志，完成初稿的有12部，其余各分志尚在编修中。

　　盘点这十余年省志具体编纂实践，志书编修过程中质量管理措施主要体现在以下几个环节：

　　第一个环节，书稿编写前、编写中的质量管理（由承编单位负责）；

　　第二个环节，成稿后总纂环节的质量管理（由省方志委责任总纂负责）；

　　第三个环节，审稿环节的质量管理（由承编单位、省方志委负责）；

　　第四个环节，审稿中到出版前修改环节的质量管理（主要由承编单位负责、省方志委参与）。

　　为了确保志书编纂质量，省方志委在二轮省志编修中对于志书的质量管理，从制度和人两个方面一齐着手，具体主要采取以下措施，加强对志书质量管理 （主要是以上所述质量管理环节的第二个环节、第三个环节）：

　　1.建立完善总纂责任制，由责任总纂进行全程业务指导

　　多年的修志实践证明，如果没有总纂过程，承编单位拿出初稿就直接进入审稿环节，要提高志稿质量是很难的。这是关乎省志质量的一个极其重要的问题。鉴于此，省方志委从2009年开始在二轮省志的部分分志中试行总纂责任制，到2011年为全部分志选聘了责任总纂。对《吉林省志》每一部分志都实现专人、专志、专责。这些责任总纂在全委选聘，既有在职人员，也有退休老同志。

　　每部分志的责任总纂对该分志从编写到成书负全责，对编写实施全程业务指导，要指导省志承编单位拟定篇目，在确定篇目的基础上指导其进行资料收集和编写资料长编，并要对所负责的单位进行一对一的业务培训，对报送的试写稿进行把关，责任总纂认为其质量达到标准方可同意承编单位进入全面撰写。在撰写过程中，责任总纂根据进度对志稿进行审读修改和全面总纂，完成全部初稿的总纂后指导承编单位进行初审，在落实初审意见的基础上方可报送省方志委进行复审。通过复审后，责任总纂负责向承编单位反馈复审意见，承编单位根据复审意见对志稿进行全面修改后，送责任总纂进行把关验收，责任总纂对复审意见落实不到位的地方，要指导承编单位再进行修改，直至达到报送终审的要求后方可报送终审。同复审一样，通过终审后也要由责任总纂负责指导承编单位落实终审意见，经过责任总纂对终审后修改稿进行把关验收，确认志稿已将终审意见落实到位才能定稿。定稿后，责任总纂还要根据省志出版印刷规范，对志稿进行通读校改，直到交付印刷。责任总纂制度的实施，切实提高了省志编纂质量，《吉林省志》初稿质量得以逐步提高。

　　2.确定集体指导原则，以集体智慧提高业务指导水平

　　在实施总纂责任制的基础上，省志编纂工作逐步探索并建立责任总纂个人指导和集体指导相结合的工作思路，对关键环节、疑难之处省方志委集体指导，通过集体指导弥补总纂责任制在编纂指导中的不足，用集体指导的办法规范省志业务指导工作，为志稿通过三审奠定基础。具体来讲，责任总纂对所负责分志进行全过程跟踪指导，但一些重要环节必须经过省直指导处的集体审议。一是篇目设计，经责任总纂指导完成的分志篇目要经过省直指导处的集体审阅，并由责任总纂负责向承编单位反馈修改意见，指导其完成修改。二是试写稿阶段，责任总纂要对试写稿进行把关，对试写稿存在的问题，要经过省直指导处集体讨论确定修改意见，再由责任总纂反馈意见，直至认定试写稿合格后，才能进入全部编写阶段。三是责任总纂对志稿总纂、三审过程中遇到的难点问题，要及时报省直指导处进行集体研究决定。对以上三个方面集体指导的内容，以及集体指导的原则、方法等都有明确规定。省直指导处还专门建立例会制度，每周都召开一次全处人员参加的工作例会，共同研究编纂指导过程中遇到的难点问题。

　　3.对志稿实行三审验收制度，把住关口，提高质量

　　省志每一部分志从初稿完成到印刷出版前都严格实行初审、复审、终审三审制度。这样就避免了前期指导过程中存在因指导不到位致使政治观点存在问题、篇目结构不科学、资料缺失、不符合志书体例等影响志书质量的关键问题出现。初审由承编单位负责，各承编单位进行初审时，都要成立初审领导小组或委员会，指定单位内熟悉情况的在职或离退休人员来审稿，审稿的内容以政治观点、史实为主，可以说初审将把好史实关放在首位。复审由省方志委来组织，审核除把好政治关、史实关外，还重点把好体例关、资料关、行文规范关等各个方面。终审由省方志委代表省政府来组织进行，参加的人员除省方志委领导、有经验的专家外，还吸收社会相关部门的领导和专家，并且要有保密、档案等相关部门来审核把关。实践证明，三审中每一审都对发现问题、把住关口、提高志书质量，起到了重要作用。

　　4.不断加强培训和日常工作中指导，提高修志队伍业务水平

　　二轮《吉林省志》由中、省直近100个部门、单位承担，每个部门、单位的撰稿队伍，除极少数单位由一人承担外，绝大多数单位少则两三人，多的十几人。修志队伍的业务水平直接影响志稿质量，为提高修志队伍业务水平，省方志委建立业务培训制度，从2004年启动第二轮省志编修工作开始，每年搞一两次大中型培训班，同时不定期召开中小型专题研讨会、相近单位片会和“一对一”业务培训。针对修志的不同进度召开篇目研讨会、试写稿研讨会；针对修志的不同人员，召开主编培训会和主笔培训会。据统计，从2004年到2014年，举办百人以上的大型培训班8次，召开50人左右的中型培训会6次，召开十几人参加的小型研讨会近20次，单独为一个承编单位进行的“一对一”的业务培训近百次。从二轮省志续修工作启动到现在，累计培训修志人员超过2500人次。

　　5.大力加强业务制度建设，涉及志书质量的方方面面都有明确规定

　　二轮省志编修工作启动以来，省方志委省直指导处先后围绕续志工作的各个环节和方面，制定一系列规范性文件，强化质量管理和业务指导，相继出台吉林省志的行文规范、质量标准、审稿验收制度、凡例、审查验收工作细则、校对办法（试行）、署名规定、出版印刷规范、聘任本卷责任总纂实施办法、编纂跟踪指导工作规则、编纂工作联系走访办法、入志图照规范等。这些制度几乎覆盖了省志编修过程中省方志委所负责的志书编纂几个环节的所有方面。正是由于如此，对于提高志书质量起到了非常重要的作用，使已出版和完成终审的各分志质量都得到一定程度提高。

　　二

　　那么，作为省志编纂的主体即各承编单位，他们的质量管理又做得如何呢？

　　首先，省志各承编单位对志书质量管理，从制度上，没有统一的质量管理制度。对于从篇目拟定到资料搜集、到初稿编写，除了省方志委在一些制度中有原则性规定外，再没有统一的规定。比如，搜集资料，对于一部分志在编写前应搜集多大量的资料才能满足编写需要；所需的资料，文字资料缺乏，是否必须通过其他方式（如口碑、音像等资料）来弥补；正反两方面资料是否都应具备，比例是否应该有规定；背景资料应搜集和使用哪些范围和方面，等等，类似这样很细致，可操作性很强的规定并没有。修志人员在具体工作时，只能是根据自己掌握的（包括从省方志委培训中学习的相关规定和知识）来进行，这无疑在起步阶段就影响了志书编纂的质量。

　　由于没有具体的、可操作的规定，各承编单位对志书编修质量的管理，只能是完全依靠人。人的因素成为最重要的因素。由于各单位实际情况不同，领导对修志工作重视程度不同，具体参与修志的人员不同，采取的工作方法不同等等，因此，各单位质量管理的效果也不尽相同，志书的质量也不尽相同。

　　从具体参与编写的人员来看，各个单位都不完全一样。从编写人员多少来说，有一人独自编写的，这种情况比较少，如《出入境检验检疫志》《水利志》等，此类单位不到总数的1/10。2人或2人以上编写的，这样的单位占绝大多数。当然，参与编写的人数多少并不是志书质量高低的决定因素。

　　从工作方法来看，多人编写的单位，有各自为战的，一个人负责编写一部分，大家分别完成初稿后，并无人来统稿，最后交由省方志委责任总纂来合成。更多数是大家进行分工，从资料搜集到志稿编写，各自完成一部分，成稿后再由一位主笔统稿，之后再交由省方志委责任总纂。很明显，多人编写时，由一位主笔统稿，在质量管理和控制上多一个环节，有利于提高志稿质量，无论是从文字风格的统一、对于交叉重复内容的处理、对于同一内容在不同章节出现时详略的处理等多个方面，往往都更为得当，也能够更好地保证志稿的质量。而无人统稿时往往出现各部分文字风格不统一，个别内容有交叉重复，资料处理详略也不够统一等等很多方面的问题。

　　此外，单位领导重视，给予的工作条件较好，待遇较高、安排的人员素质比较高、工作比较得力，那么，编写出的志稿往往质量较高。单位领导不重视，情况则恰恰相反，有的甚至编纂工作都未全面启动，就更谈不上其他了。

　　由于以上在人的因素的各不相同的情况，使得对志稿编写质量管理取得的效果也就各不相同。由此，在志书编修的第一个环节就产生很多问题。仅从已成书的《政协志》等13部分志及完成终审的8部分志来看，我们会发现主要在以下几方面存在问题。

　　首先，从各分志所记述的内容上看，绝大多数未能做到正反两个方面都记述，做到了“扬善”，但未做到“不隐恶”。对于所记述的工作基本上只记述成绩，记述好的方面，对于工作中的失误，对于工作中出现的问题所记甚少，或者基本不记。出现这种局面，原因很简单，其一，没有制度规定必须正反两方面都要记述；其二，一个部门或单位的编修人员不管其在职还是退休，都要考虑“不隐恶”是否会对单位造成负面影响；对那些还健在的当事人会有什么影响；会不会给自身带来很多想象不到的麻烦，等等。这样做造成的后果就是让后人在读志时只看到事物好的方面，而看不到所犯的错误。由于反映的只是事物的一个方面，而非事物的全貌，这样就无法达到给后人以启迪的作用。以省志中刚刚完成终审的《公安志》记述严打斗争为例。二十世纪八九十年代公安部门开展开展了“严打”（即严厉打击刑事犯罪）斗争，《公安志》在对严打斗争进行记述时，只是记述其所取得的成绩即好的方面。如破了多少案子，处理多少犯罪分子，但并未记述“严打”斗争中有些案件中认定犯罪事实不清楚，对一些案件和犯罪嫌疑人的处理未依法办案，以致造成一些冤、假、错案，甚至有些人因此枉死。这样记述根本不能还历史本来面目，后人读志书记述的这部分内容时，便无法从中了解到当时“严打”的全貌，特别是其中存在的问题，也就无从吸取其中的教训，那么，我们的志书又怎么能发挥 “以启未来”的作用呢。

　　其次，在资料的搜集、使用上存在问题。地方志书，是全面系统地记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。资料是否真实准确；资料全面、系统与否；事物发生、发展过程的资料是否连贯、系统；人、事、物，时间、地点、事件经过等要素是否齐备，等等，这些都决定了志书的质量。就已出版和已完成终审的各分志来看，资料都或多或少存在问题，表现在：一些分志，记述中不是直书史实，而是大量堆砌法规、文件，以文件代替具体事实记述，且记述会议只记述开会布置工作，却无实际落实情况以及结果，导致资料价值不高。所使用的资料不够系统，一些地方不能够连贯记述，便以笼统的概括记述来代替。此外，每部分志如果以节、目作为基本单元来看，缺少上、下限，中间断线的情况都存在。以《工会志》为例，在资料的全面系统上是比较好的，但仍有个别节、目缺少下限资料。此外，对于一些复杂事物的记述，记述事实只有大概，起因、后果语焉不详，其中的不同意见争议与交锋更是付之阙如。特别是对于背景资料的记述，很多分志都做得不好。为解决这方面问题，《政府志》的主笔苑广才老先生勇于尝试，对于一些复杂的工作，如政府的“七五”“八五”“九五”计划（规划）的出台、落实等情况，用了很大篇幅记述背景资料。记述事物产生的原因、经过、结果都力求全面。这样的做法是值得肯定的。

　　其三，由于各个分志的承编单位各自有自己的实际情况，因此修志的人员也不尽相同，人员素质千差万别，专家修志更是无从谈起，直接导致志书起始环节质量不高。从我们对省志近百家承编单位了解的情况看，各单位修志人员大多或者是返聘的退休同志，或者是承编单位边缘人员，文字水平参差不齐，对志书体例、规范陌生，秉笔直书、述而不论往往变成论议丛生、妙笔生花的总结报告体、新闻报道体；行文中口语体与书面语并存，逻辑错误、语法错误、病句屡屡出现，重复记述、啰嗦的大有所在。以上现象普遍、大量存在，后期责任总纂即使是下很大工夫反复修改，反复打磨，但其中存在的一些问题难免遗漏。

　　由此可以看出，志稿编写的第一个环节质量管理问题较多。这也是今后需要下大力解决的。

　　三

　　以上在志书编纂的起步阶段，即资料搜集、志稿编写阶段质量管理存在的问题如何来解决呢？个人认为，从志书编修的起步阶段就做好质量管理工作，不是单单在工作中对承编单位提要求、开会搞培训等所能解决的，必须从工作体制机制上、质量管理制度上进行不断探索和创新。有些新做法或许本轮修志无法实施，那么在三轮修志时或许有借鉴作用。

　　制定和完善对于资料搜集整理使用的相关规范，制定志书试写稿、初稿编写的相关规定，等等相关的制度和规范，使承编单位人员在开始工作时就有所遵循，这样在修志的初始环节就对质量进行严格管理，能够保证初稿的质量。

　　从资料搜集上改变做法，做好资料搜集工作，夯实志书编修的基础。从一、二轮省志编修的实践看，都是编修工作启动后才开始资料搜集，但由于一些单位变化、人员变动等多方面原因，造成资料散失严重，资料难以搜集，个别内容资料比较单薄，甚至有很大欠缺。为解决这一问题，可在启动编纂前就采取类似年鉴的做好，让省直各个单位每年都上报地方志资料，这样如果能够总体上坚持做好这项工作，新一轮志书编修启动时，就有了资料的基础。

　　从编写人员上，要实现专家修志，这样才能解决前述质量管理存在的问题。由专家来修志，无论是他们对资料的使用、对志书体例的熟悉、对行文规范的把握，等等方面都会使志书编写在起步阶段与现在比，有一个大的飞跃，这样也可以让各部志书在质量水平上总体能够做到平衡，能够有效应避免前述问题的出现。

　　此外，对于志书质量管理工作，省方志委要将其作为一个课题加强研究，从制度建设进行积极探索，在完善制度，充分发挥人的因素两方面不断创新，使志书质量管理工作能上一个新台阶，从而让这一项复杂的精神产品的生产，像大工厂生产整齐划一的工业品那样使质量可控。

　　2014年4月，第五次全国地方志工作会议召开，中共中央政治局常委、国务院总理李克强对修志工作作出重要批示，对广大方志工作者提出殷切希望，其中有“修志问道，以启未来”八个字。我们认为，“修志问道，以启未来”这八个字，是对方志“存史、资治、教化”三大功能的高度概括、凝练和升华，使方志工作者对于编修社会主义新方志的目的、意义有了更为深刻的认识，也是总理对方志工作者提出的更高目标，这也让方志工作者更深刻地认识到了我们工作的现实和深远意义所在。今后，我们广大方志工作者，一定要肩负起这一历史使命，下大力气，多措并举，各环节齐努力，加强志书质量管理，力争修出党和政府满意，读者满意，经得起历史检验，让今人和子孙后代觉得有用的精品佳志，真正为子孙后代留下宝贵的精神财富。

　　（冯占文 作者单位：吉林省地方志编纂委员会省直指导处）